Setelah 2 Minggu Berlalu...

Bersua lagi. Penghujung tahun begini mungkin ramai rakan yang mengambil cuti tahunan, terutama menjelang penghujung cuti persekolahan hingga sekolah dibuka awal Januari depan.

Setelah dua minggu usaha kita mendapat pengiktirafan MPC, rasanya belum lekang lagi cerita kejayaan itu dari perbualan harian warga PAJPM. Ramai masih bersemangat untuk meneruskan putaran 5S. Apa yang penting sekarang ialah menjadikan 5S amalan dan budaya kerja kita di PAJPM.

Jangan Lupa...

"5 Minit Pagi & 5 Minit Petang"

Bukan Masa Untuk Tutup Buku

SHITSUKE

Tiada siapa mempertikaikan setelah kita bertungkus lumus berusaha dan setelah matlamat kita tercapai, maka tibalah masa untuk kita berehat dan bersantai untuk menikmati hasil usaha kita itu. Dalam kita merayakan kejayaan kita memperolehi persijilan 5S, tidak salah untuk kita meraikan pencapaian kita. 

Walau bagaimanapun, perlu diingat dalam amalan 5S, S yang ke-5 iaitu SHITSUKE (SENTIASA AMAL) merupakan S yang paling penting mengapa amalan 5S itu diterapkan dan diamalkan dalam budaya kerja sesebuah organisasi. Pengamalan itu perlu dilaksanakan berterusan menjadi amalan dan budaya kita di PAJPM.

Bagi menjamin pengamalan yang berterusan pihak Pengurusan telah bersetuju untuk PAJPM menyertai National Quality Environment (5S) Convention pada tahun 2011. Sehubungan itu, semua pihak hendaklah bersedia dari sekarang untuk memastikan penyertaan PAJPM pada peringkat Kebangsaan pada tahun 2011 dalam pelaksanaan Amalan 5S adalah berada pada tahap standard yang terbaik untuk dipertandingkan.

Amalan 5S yang telah dilaksanakan di PAJPM pada ketika ini perlu ditambah nilai dengan kreativiti dan inovasi yang lebih baik  supaya layak untuk dipertandingkan di peringkat Kebangsaan.

Semangat Kerja Sepasukan Kunci Kejayaan

Berat Sama Dipikul, Ringan Sama Dijinjing

5S - Panel Penilai MPC Kagum Dan Amat Berpuashati

Sekali lagi mari kita mengucapkan syukur alhamdulillah, kerana matlamat untuk mendapat pengiktirafan dan persijilan program Amalan Persekitaran Berkualiti 5S di PAJPM telah menjadi kenyataan. 


Hasil penilaian dan lawatan yang dilakukan, panel penilai 5S sangat kagum dan amat berpuashati dengan pelaksanaan amalan 5S di PAJPM  dan memutuskan PAJPM layak untuk diberi Pensijilan 5S tanpa syarat. Dengan markah melebihi 85 peratus,  pencapaian PAJPM diiktiraf  bertaraf cemerlang atau 5 Star. 


Keputusan audit pensijilan itu dimaklumkan oleh Encik Ismail Mohd Noor dan Encik Zaki Jaafar, panel penilai daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) selepas membentangkan laporan keputusan audit di hadapan Jawatankuasa 5S kelmarin. Pengumuman itu merupakan kejutan yang memberikan senyuman kegembiraan kepada ahli jawatankuasa dan pegawai PAJPM yang hadir semasa sesi penutup dan rumusan penilaian.


Kejayaan kita memperolehi pengiktirafan dan pensijilan 5S daripada MPC itu adalah hasil kegigihan dan komitmen seluruh warga kerja PAJPM serta bukti kesungguhan semua pihak bagi mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan kondusif di PAJPM. 

 

Sementara itu, semasa sesi taklimat pengauditan 5S yang dipengerusikan oleh Dato’ Zainol Othman, TKSUK sebelah paginya, ahli panel penilai telah diberi penerangan dan taklimat pelaksanaan 5S oleh SUB(S) diikuti dengan tayangan multimedia yang memaparkan aktiviti penambahbaikan yang telah dilaksanakan di PAJPM semenjak amalan 5S mula dilaksanakan Jun tahun ini.


Selain itu, mereka turut melakukan semakan dokumentasi Jawatankuasa 5S serta mengadakan lawatan dan pemeriksaan ke semua kawasan di zon seperti bilik fail, stor, pantri, tandas, stesyen kerja dan ruang umum untuk menilai tahap kepatuhan amalan 5S dan melihat dengan lebih dekat keberkesanan amalan 5S di PAJPM.


Pada akhir sesi pengauditan, panel penilai telah membuat beberapa kesimpulan dan memberikan tip-tip serta cadangan penambahbaikan untuk diberi perhatian untuk mengekalkan kecemerlangan amalan 5S. 

Yes! 5 Bintang - Syukur Dan Tahniah!

Syukur alhamdulillah, akhirnya cita-cita dan matlamat untuk mendapat pengiktirafan dan persijilan bagi program amalan persekitaran berkualiti 5S di PAJPM menjadi kenyataan hari ini. 

TAHNIAH

Kepada Semua Warga PAJPM Di Atas Kejayaan Itu!

Selamat Datang Ahli Panel Audit 5S

Warga PAJPM Mengalu-alukan Kehadiran 

Dan Mengucapkan Selamat Datang Kepada Ahli Panel Pengauditan Amalan 5S Daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC)

HARI PENENTUAN BAGI PERSIJILAN

Saat yang ditunggu-tunggu sudah tiba. Esok, 14 Disember 2010 adalah Hari Penentuan bagi persijilan 5S. 

 

14 Disember 2010 - Penentuan Persijilan 5S

Hari ini pihak urus setia telah mendapat lampu hijau daripada MPC. Pengauditan terakhir 5S akan diadakan pada 14 Disember minggu hadapan. Menurut sumber yang boleh dipercayai, biasanya keputusan sama ada kita layak mendapat persijilan akan diketahui pada hari yang sama.

Seluruh warga PAJPM menanti saat bersejarah itu. Semua pihak menaruh harapan biarlah usaha gigih  dan komitmen mereka melaksanakan program itu sejak Julai lalu akan membuahkan hasil yang boleh dibanggakan.

Persijilan itu nanti adalah pengiktirafan yang amat bermakna kepada warga dan pihak pengurusan PAJPM.  Sekiranya ia menjadi kenyataan, PAJPM adalah antara organisasi yang berjaya melaksanakan 5S dan mendapat persijilan dalam masa yang amat singkat iaitu kurang daripada enam bulan.

Terkini - Susunan Bekalan Alatulis Di Stor Pusat, Seksyen Aset

Susunan Fail Flimsi di Bahagian Akaun

Bahagian Akaun Blok B7

Stor Pusat Seksyen Aset

Stor Fail Pusat - Zon Zircon, Bahagian BKP

Stor Fail Pusat (Fail Peribadi) - Zon Zircon

Kemas dan Tersusun - Laci Pegawai Zon Zircon

Suasana Pantri

Peralatan Tersusun Di Parkirnya

Suasana Ruang Pejabat Zon Zircon

Ruang Kerja Yang Kemas dan Selesa

 

"Persekitaran Selesa, Kerja Cemerlang"

 

Tarikh Audit Akhir Ditunda..

Adalah dimaklumkan kemungkinan pengauditan terakhir akan ditunda daripada 8 Disember 2010 kepada 14 Disember 2010 kerana pertindihan tarikh dengan beberapa program dan komitmen lain PAJPM dan MPC pada tarikh tersebut. Perkara ini akan dimaklumkan secara rasmi oleh pihak urus setia.

Ahli Zon Zircon Nampak Gembira Kerana Zon Mereka Boleh Dikatakan Telah Bersedia Sepenuhnya Untuk Diaudit Pada Pengauditan Terakhir Nanti

Jadi, masih banyak masa untuk mengemaskini zon masing-masing...

Sementara itu berikut ialah laporan ringkas penemuan dan cadangan penambahbaikan oleh auditor semasa pra-audit pada 3 Disember lalu.

Perkara-perkara ini hendaklah diambil tindakan dan dilaksanakan dengan segera oleh semua zon  untuk pengauditan sebenar yang akan  dijalankan oleh MPC kelak.

• Keputusan markah yang diperolehi adalah 80%. Harapan panel pengauditan supaya markah dapat dicapai 85% pada pengauditan sebenar 5S yang akan diadakan kelak;

• Ketua-Ketua Zon  dikehendaki memastikan supaya Keputusan Audit Bil. 1 hingga Bil. 4 dipaparkan di Sudut 5S zon  masing-masing;

• Carta perbatuan setiap Jawatankuasa dan Zon perlu dikemaskini semula bermula Jun hingga Disember 2010. Masih banyak zon tidak mengemaskini carta perbatuan  dan didapati perancangan dan pelaksanaan hanya sehingga bulan November 2010; 

• Semasa pra-pengauditan 5S dijalankan, didapati masih terdapat ramai warga PAJPM tidak dapat menjawab soalan mengenai 5S terutama apabila ditanya berkenaan polisi, motto dan objektif 5S  PAJPM serta faedah  dan manfaat yang boleh diperolehi hasil pelaksanaan 5S. 

• Oleh itu, Ketua Zon  hendaklah memastikan setiap warga kerja di zon masing-masing memahami dengan jelas dan menghayati tentang Amalan 5S  (seboleh-bolehnya hafal) supaya lebih bersedia untuk menjawab soalan daripada juru audit MPC;

• Papan pergerakan warga kerja setiap Bahagian/Seksyen hendaklah dikemaskini  dari semasa ke semasa; 

• Didapati terdapat banyak lampu yang malap/rosak terutama di Bilik Fail, stor, bilik mesyuarat dan ruang kerja. Setiap Bahagian/Seksyen hendaklah membuat aduan on-line kepada pihak JRM berkenaan lampu yang malap/rosak;

• Pastikan tempat/ruang yang berlabel mempunyai item  dan tidak dibiarkan kosong;Elemen "SAPU" hendaklah dititikberatkan. Masih banyak kawasan umum dan ruang kerja di zon berhabuk. Sila pastikan habuk-habuk telah dibersihkan   terutama di atas kabinet, bunga plastik, di mesin-mesin fotostat, keyboard komputer, tempat-tempat tersorok dan sebagainya;

• Prinsip "SUSUN" di mana everything in places. Setiap item dan dokumen hendaklah diletakkan di tempat yang sama. Bagi memudahkan penyusunan sistem numbering  hendaklah digunakan  supaya item/dokumen yang telah diambil akan diletakkan di tempat asalnya semula; 

• Harta modal  dan inventori yang disimpan di stor berpusat dan stor transit perlulah mempunyai Minimum Stock Level /Indicator  di tempat simpanan bagi mengelakkan kehabisan stok di Bahagian/Seksyen. Stok di stor transit tidak boleh dibiarkan kosong; 

• Bagi zon-zon yang mempunyai stor transit, sila pastikan rekod senarai aset dan rekod keluar masuk aset hendaklah disediakan dan dikemaskini   dari semasa ke semasa  supaya jumlah aset fizikal adalah sepadan dengan jumlah aset yang direkodkan; 

• Setiap Bilik Mesyuarat/Perbincangan dikehendaki mengandungi KEW.PA-7  (senarai aset); 

• Pastikan ahli kumpulan zon dan staff yang mengendalikan fail itu sendiri dapat mencari fail dalam tempoh masa yang ditetapkan iaitu 30 saat. Ini bagi memastikan cara penyimpanan dan penyusunan fail sedia mudah dicapai dan lebih praktikal; 

• Zon yang telah dikenalpasti masih lemah dikehendaki mengambil tindakan segera  dari segi prinsip susun, sapu dan seragam terutama di pantry, kabinet, bilik fail dan workstation; dan

• Pemantauan akan dijalankan sekali lagi oleh Jawatankuasa Induk Amalan 5S dan Jawatankuasa Kecil Audit 5S  untuk memastikan zon-zon telah melaksanakan perkara-perkara di atas pada 10 (KHAMIS) dan 13 Disember (ISNIN) 2010. 

Pra-pengauditan MPC

Pra-pengauditan pelaksanaan amalan 5S PAJPM telah diadakan hari ini, 3/12/2010 oleh Encik Mohammad Muzaffar Abd Hamid daripada MPC. Pra-audit dimulakan dengan majlis taklimat pelaksanaan amalan 5S yang dipengerusikan oleh Yang Berbahagia Dato' Zainol Othman, TKSUK. 

Taklimat pelaksanaan 5S disampaikan oleh Yang Berbahagian Encik Mohtar Mohd Abd Rahman, SUB (BIPSM) selaku Pengerusi JK Induk Pelaksanaan 5S. Turut hadir ialah Puan Hajjah Halimah Hashim, SUB (P) yang juga Timbalan Pengerusi JK Induk serta semua Ketua Bahagian, AJK dan Ketua Zon. P

Pengauditan adalah menyeluruh dan Panel Audit telah melawat semua zon dalam sehari suntuk. Apa yang menarik ialah Juruaudit telah bertanyakan soalan yang tidak disangka-sangka oleh warga PAJPM. Ramai yang tidak ingat dan gagal menjawab mengenai apa DASAR 5S PAJPM, OBJEKTIF dan MOTTO.

Blogmaster akan menambahkan foto-foto sepanjang lawatan pengauditan dalam masa terdekat.

Fail Dokumentasi JK Induk Sedang Diperiksa Oleh Juruaudit, Encik Muzaffar

JK Latihan

JK Audit Dalam

Susunan Dalam Pantri

Audit Persijilan 5S Oleh MPC

Seperti semua sedia maklum, MPC akan mengadakan pengauditan ke atas program amalan 5S PAJPM pada 3 dan 8 Disember 2010. Mohon semua warga mengambil maklum...

Pengertian Logo 5S

Untuk memenuhi kehendak dan tidak menghampakan permintaan ramai berikut ialah pengertian logo 5S PAJPM yang boleh dipamer dan dihayati:

KETERANGAN REKABENTUK DAN WARNA

BENTUK

Bentuk Bunga Raya Berkelopak Lima - Melambangkan lima rukun amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Bulatan Hitam bertulis Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri - Melambangkan perpaduan, kesepakatan, kerjasama dan semangat sepasukan antara semua ahli zon dan warga PAJPM dalam menjayakan amalan 5S di PAJPM.

Kotak Segi Empat Pelbagai Warna – Mewakilikan bentuk batu permata pelbagai jenis dan warna yang digunapakai sebagai nama zon 5S. Ia melambangkan motivasi dan keteguhan antara semua zon dengan tema masing-masing.

Bentuk Empat Segi Bujur Tegak Melingkungi Di Luar - merupakan simbolik kepada komitmen pihak pengurusan dan ahli zon semua peringkat dalam organisasi PAJPM untuk menjayakan pelaksanaan amalan 5S di PAJPM.

WARNA

Warna bagi setiap kelopak merupakan warna batu permata yang digunakan oleh zon-zon sebagai warna rasmi zon - melambangkan aura keceriaan dan semangat ahli zon dan warga PAJPM dalam melaksanakan amalan 5S.

BIRU - Melambangkan kesepaduan dan kerjasama semua warga kerja PAJPM dalam mengharungi 5S dengan penuh cabaran.

MERAH - Melambangkan keberanian semua warga kerja PAJPM untuk mengatasi segala cabaran dan rintangan dalam mengamalkan amalan 5S.

JINGGA - Melambangkan keyakinan dan kepuasan dalam pelaksanaan 5S dan menjalankan tugas di PAJPM.

HIJAU MUDA - Melambangkan pembaharuan, kekemasan, kebersihan dan keselesaan suasana persekitaran kerja selepas kejayaaan 5S.

UNGU - Melambangkan kehormatan, kebanggaan dan kejayaan serta menunjukkan kesempurnaan dan rasa kekaguman mengenai kejayaan pelaksanaan amalan 5S.

Kriteria Audit 5S MPC

 

Berdasarkan risalah "Quality Environment Certification oleh Malaysia Productivity Corporation (MPC) Penilaian Audit 5S MPC akan dibuat dalam dua peringkat:

*   Penilaian terhadap perancangan aktiviti, dokumentasi dan persiapan bagi penilaian di lapangan.

**  Penilaian dan pemeriksaan di lapangan bagi menentusahkan (verify) amalan 5S dilaksanakan.

Senarai Semak Pengauditan Amalan 5S Oleh MPC

1.  Adakah Ketua Jabatan dan Pihak Pengurusan menyokong program?
2.  Adakah warga jabatan bangga dengan tempat kerja mereka?
3.  Adakah tempat kerja bersih dan dikelolakan (sentiasa kemas dan teratur)?
4.  Adakah tempat kerja selamat untuk warga Jabatan bertugas di tempatnya?
5.  Adakah mesin-mesin dan peralatan-peralatan bersih dan diselenggara?
6.  Adakah barang-barang mudah diperolehi atau dikeluarkan semula?
7.  Adakah mesin-mesin dan alat-alat diletakkan di tempat yang mudah dan selesa digunakan?
8.  Adakah inventori-inventori disimpan bagi mendapatkan semula secara ‘masuk dulu keluar dulu’ -  FIFO?
9.  Adakah tempat, peralatan dan  barang-barang bebas daripada habuk dan debu?
10. Adakah warga jabatan melakukan pengemasan dan pembersihan harian secara sukarela tanpa sentiasa 'kena' diingatkan?
11. Adakah pakaian/seragam yang dipakai oleh warga bersih dan kemas?
12. Adakah imej baik jabatan terpancar pada setiap individu warga Jabatan?

Perkara Lain Yang Akan Diperiksa:

1.  Dasar dan Objektif Amalan 5S.

2.  Aktiviti kumpulan kecil (Jawatankuasa dan Zon).

3.  Kawasan persekitaran pejabat dan bangunan.

4.  Skim galakan yang diamalkan.

                             "PERSEKITARAN SELESA,

                                 KERJA CEMERLANG"

Jawatankuasa Induk Puas Hati Dengan Persiapan Pra-Audit Persijilan 5S

Jawatankuasa Induk Amalan 5S PAJPM yang bermesyuarat petang ini berpuashati dengan persiapan PAJPM untuk menghadapi pra-audit persijilan 5S yang akan dilaksanakan oleh MPC minggu depan (pra-audit itu sepatutnya diadakan minggu ini - 29-30 November, tetapi ditunda disebabkan pihak MPC terlibat dengan konvensyen 5S peringkat kebangsaan).

Berdasarkan persiapan itu, Encik Mohtar Mohd Abd Rahman, SUB (S) merangkap Pengerusi JK Induk Amalan 5S PAJPM, yang mempengerusikan mesyuarat JK Induk 5S sebentar tadi yakin laluan bagi persijilan itu insyaAllah akan dipermudahkan Tuhan dan tidak akan menghadapi rintangan yang besar.

Namun begitu, beliau berharap Urus Setia terus memantau zon-zon untuk mempastikan pelaksanaan 5S di zon-zon mencapai standard yang ditetapkan. Oleh itu beliau meminta JK Audit Dalaman membuat pengauditan khas sekali lagi terhadap zon-zon yang memperolehi markah di bawah paras tiga bintang semasa audit keempat dan semasa pertandingan zon dan sudut 5S terbaik bulan lalu sebelum pra-audit MPC itu nanti.

Beliau juga menyeru dan mengingatkan warga PAJPM tidak mengambil mudah perkara ini kerana sikap seumpama itu boleh menyebabkan usaha ke arah persijilan itu gagal.

Pada mesyuarat itu, beliau bersetuju dengan draf taklimat laporan pelaksanaan amalan 5S PAJPM yang akan dibentangkan sendiri oleh beliau di hadapan panel pra-audit MPC nanti.

Turut hadir pada mesyuarat itu ialah Puan Halimah Hashim, SUB (K) selaku Timbalan Pengerusi JK Induk 5S.

5 Minit Je...

Dalam aktiviti terjah oleh Jawatankuasa Promosi minggu ini, terdapat dua tiga zon masih bekerja keras untuk 'mengemaskini' keadaan fizikal zon mereka. Namun begitu boleh dikatakan semua zon sudah nampak 'selesa' mungkin kerana telah bersedia sepenuhnya untuk pemeriksaan oleh panel audit MPC akhir bulan ini.

Dalam melaksanakan aktiviti SHITSUKE atau Sentiasa Amal, blogmaster sukacita menyampaikan pesanan pihak pengurusan dan urus setia induk amalan 5S supaya semua warga beristiqamah dalam melaksanakan 5S iaitu dengan meluangkan sedikit masa setiap awal pagi dan sebelum balik kerja, 'membuat 5S'.

Ya, 5 minit pun memadai... 5 Minit Je... Bukannya Lamapun...

PRA-AUDIT MPC 30 NOVEMBER 2010

Persijilan 5S PAJPM semakin hampir. Ya semakin hampir dan semakin mendebarkan. Zon yang masih kurang yakin dengan tahap persediaan bagi menghadapi pengauditan pihak Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) perlu menggunakan masa yang ada untuk membuat sentuhan terakhir terhadap aktiviti 5S yang masih belum mantap sepenuhnya. 

Pra-pengauditan oleh MPC pada 30 November ini adalah penentu kepada kelayakan PAJPM mendapat pengiktirafan dan persijilan bagi amalan persekitaran berkualiti 5S. 

Semua warga perlu mempastikan zon, terutama bilik dan ruang kerja sendiri berada dalam keadaan siap siaga. Berdasarkan countdown pada blog ini, kita cuma ada masa kurang 10 hari untuk persiapan itu.

Untuk makluman semua warga, setelah selesai mengikuti sesi taklimat oleh Pengerusi Jawatankuasa Induk 5S yang turut disertai oleh pihak pengurusan tertinggi PAJPM pada pagi 30 November nanti, pihak panel audit MPC akan mengadakan lawatan ke zon-zon bagi melaksanakan pra-pengauditan. Jadi bersedialah menerima kehadiran ahli panel itu nanti dengan penuh ceria dan yakin.

Yakinlah kita boleh melakukannya!