Tarikh Audit Akhir Ditunda..

Adalah dimaklumkan kemungkinan pengauditan terakhir akan ditunda daripada 8 Disember 2010 kepada 14 Disember 2010 kerana pertindihan tarikh dengan beberapa program dan komitmen lain PAJPM dan MPC pada tarikh tersebut. Perkara ini akan dimaklumkan secara rasmi oleh pihak urus setia.

Ahli Zon Zircon Nampak Gembira Kerana Zon Mereka Boleh Dikatakan Telah Bersedia Sepenuhnya Untuk Diaudit Pada Pengauditan Terakhir Nanti

Jadi, masih banyak masa untuk mengemaskini zon masing-masing...

Sementara itu berikut ialah laporan ringkas penemuan dan cadangan penambahbaikan oleh auditor semasa pra-audit pada 3 Disember lalu.

Perkara-perkara ini hendaklah diambil tindakan dan dilaksanakan dengan segera oleh semua zon  untuk pengauditan sebenar yang akan  dijalankan oleh MPC kelak.

• Keputusan markah yang diperolehi adalah 80%. Harapan panel pengauditan supaya markah dapat dicapai 85% pada pengauditan sebenar 5S yang akan diadakan kelak;

• Ketua-Ketua Zon  dikehendaki memastikan supaya Keputusan Audit Bil. 1 hingga Bil. 4 dipaparkan di Sudut 5S zon  masing-masing;

• Carta perbatuan setiap Jawatankuasa dan Zon perlu dikemaskini semula bermula Jun hingga Disember 2010. Masih banyak zon tidak mengemaskini carta perbatuan  dan didapati perancangan dan pelaksanaan hanya sehingga bulan November 2010; 

• Semasa pra-pengauditan 5S dijalankan, didapati masih terdapat ramai warga PAJPM tidak dapat menjawab soalan mengenai 5S terutama apabila ditanya berkenaan polisi, motto dan objektif 5S  PAJPM serta faedah  dan manfaat yang boleh diperolehi hasil pelaksanaan 5S. 

• Oleh itu, Ketua Zon  hendaklah memastikan setiap warga kerja di zon masing-masing memahami dengan jelas dan menghayati tentang Amalan 5S  (seboleh-bolehnya hafal) supaya lebih bersedia untuk menjawab soalan daripada juru audit MPC;

• Papan pergerakan warga kerja setiap Bahagian/Seksyen hendaklah dikemaskini  dari semasa ke semasa; 

• Didapati terdapat banyak lampu yang malap/rosak terutama di Bilik Fail, stor, bilik mesyuarat dan ruang kerja. Setiap Bahagian/Seksyen hendaklah membuat aduan on-line kepada pihak JRM berkenaan lampu yang malap/rosak;

• Pastikan tempat/ruang yang berlabel mempunyai item  dan tidak dibiarkan kosong;Elemen "SAPU" hendaklah dititikberatkan. Masih banyak kawasan umum dan ruang kerja di zon berhabuk. Sila pastikan habuk-habuk telah dibersihkan   terutama di atas kabinet, bunga plastik, di mesin-mesin fotostat, keyboard komputer, tempat-tempat tersorok dan sebagainya;

• Prinsip "SUSUN" di mana everything in places. Setiap item dan dokumen hendaklah diletakkan di tempat yang sama. Bagi memudahkan penyusunan sistem numbering  hendaklah digunakan  supaya item/dokumen yang telah diambil akan diletakkan di tempat asalnya semula; 

• Harta modal  dan inventori yang disimpan di stor berpusat dan stor transit perlulah mempunyai Minimum Stock Level /Indicator  di tempat simpanan bagi mengelakkan kehabisan stok di Bahagian/Seksyen. Stok di stor transit tidak boleh dibiarkan kosong; 

• Bagi zon-zon yang mempunyai stor transit, sila pastikan rekod senarai aset dan rekod keluar masuk aset hendaklah disediakan dan dikemaskini   dari semasa ke semasa  supaya jumlah aset fizikal adalah sepadan dengan jumlah aset yang direkodkan; 

• Setiap Bilik Mesyuarat/Perbincangan dikehendaki mengandungi KEW.PA-7  (senarai aset); 

• Pastikan ahli kumpulan zon dan staff yang mengendalikan fail itu sendiri dapat mencari fail dalam tempoh masa yang ditetapkan iaitu 30 saat. Ini bagi memastikan cara penyimpanan dan penyusunan fail sedia mudah dicapai dan lebih praktikal; 

• Zon yang telah dikenalpasti masih lemah dikehendaki mengambil tindakan segera  dari segi prinsip susun, sapu dan seragam terutama di pantry, kabinet, bilik fail dan workstation; dan

• Pemantauan akan dijalankan sekali lagi oleh Jawatankuasa Induk Amalan 5S dan Jawatankuasa Kecil Audit 5S  untuk memastikan zon-zon telah melaksanakan perkara-perkara di atas pada 10 (KHAMIS) dan 13 Disember (ISNIN) 2010.